Asana er et af de mest brugte samarbejdsværktøjer i verden. Med millioner af kunder er det fremragende for enhver produktivitetsentusiast. Desuden har den tilstrækkelig fleksibilitet og værktøjer til at arbejde godt med små projekter og opgaver såvel som store virksomhedsprojekter. Asana-teamet udvikler og frigiver nye funktioner hvert år for at give brugerne nyttige projektstyringsfunktioner som tidslinje og listevisning, for at nævne nogle få.
I denne artikel dækker vi alt, hvad du behøver at vide om brug af tags i Asana. Vi vil også beskrive, hvordan du tilføjer kommentarer, administrerer tilbagevendende opgaver og ser alle tags for at sikre, at dine projekter bliver behandlet rettidigt.
Sådan tilføjes tags til Asana
Tags er et nyttigt værktøj, der giver et ekstra niveau af kontrol til ethvert projekt eller opgave. Du kan bruge dem til at følge dit projekts fremskridt eller kategorisere dem i overensstemmelse hermed. Desuden kan du se alle tags for hvert projekt, og når du klikker på et tag, kan du se alle de opgaver, der er knyttet til det.
Sådan kan du tilføje et tag til enhver Asana-opgave:
- Åbn Asana.
- Naviger til det projekt, du arbejder på.
- Klik på ikonet med tre prikker i øverste højre hjørne.
- Klik på "Tilføj tags".
Hvis du har travlt og leder efter specifikke opgaver, så prøv at trykke på "Tab + T" genvejen, og du vil straks se alle tags, der er knyttet til dit projekt og finde alle de rigtige oplysninger. En anden fantastisk funktion er, at du kan tilføje farve til dine tags og genkende dem endnu hurtigere. Du kan bruge grøn til noget godkendt eller rød, hvis der er en forsinkelse eller et uventet problem.
Sådan får du vist alle tags i Asana
I øjeblikket er det ikke muligt at få adgang til alle dine tags i Asana. Du kan dog se de mest brugte tags i sidebjælken og søge efter dem, du har brug for, eller du har brugt for nylig. Hvis din organisation har mere end hundrede tags, ville det sandsynligvis være bedre at bruge API eller API Explorer til at finde dem. Det vil tage lidt af din tid, da dette ikke er en ubesværet proces, men du vil i sidste ende komme til at se alle dine tags.
Her er nogle ting, du kan gøre:
- Når du klikker på tagget, vil du se alle opgaver markeret med det tag.
- Du kan ændre farven på mærket og omdøbe det, når det er nødvendigt.
- Når du begynder at skrive tagnavnet, vil du se mange af dem som en anbefaling.
Sådan tilføjes en tilbagevendende opgave i Asana
Hvert team skal have tilbagevendende opgaver, da de er den bedste måde at minde alle om, hvad der skal gøres. I Asana dublerer tilbagevendende opgaver sig selv til en ny opgave med en anden forfaldsdato, hver gang du afslutter den forrige. Husk, at hvis du beslutter dig for at indstille en stor opgave til at gentage, skal du ikke gøre det med små underopgaver vedhæftet, da de vil begynde at duplikere, og du vil have for mange af dem i din kalender.
Sådan kan du forvandle enhver opgave til en tilbagevendende opgave:
- Åbn opgaven i Asana.
- Tryk på sektionen "Forfaldsdato".
- Under kalenderen vil du bemærke "Indstil til gentagelsesmulighed."
- Klik på den og klik på "Udført".
Du kan også justere, hvor ofte du ønsker, at din tilbagevendende opgave skal vises, om den gentages ugentligt, månedligt eller et bestemt interval. Alle disse muligheder er placeret i sektionen "Forfaldsdato", så du kan angive tid og dato for hver tilbagevendende opgave.
Når du ønsker, at din opgave skal gentages i løbet af ugen, skal du vælge en "Ugentlig" mulighed og markere dagene. Hvis du har brug for, at opgaven gentages kvartalsvis, skal du indstille den til at gentage "Månedligt" og få den til at gentages hver tredje måned. Hvis det er en opgave, du skal udføre to gange om året, skal du bruge indstillingen "Månedlig" og vælge seks måneders gentagelse. Når du vil fjerne opgaven, skal du vælge "Aldrig" i gentagelsessektionen, og opgaven stopper med at gentages.
Sådan tilføjes et nyt tag i Asana
Tags er afgørende for ethvert projekt eller aktiv opgave i Asana. De mærker opgaverne, mens de giver alle mulighed for at holde styr på deres fremskridt. To hovedelementer i hvert tag er nøgleordet og farven.
Et nøgleord kan hjælpe dig med at kategorisere alle dine opgaver og give dig søgeord, du kan skrive, når du har brug for at finde specifikke opgaver. Når det kommer til farve, kan det fungere som et visuelt søgeelement. Det er nemt at bruge tags, når dit team allerede har oprettet dem. Men når du skal starte fra bunden, er det, når tingene kan blive lidt mere komplicerede, da du bliver nødt til at oprette et komplet system.
Sådan opretter du et nyt tag:
- Åbn en opgave eller et projekt.
- Ved siden af det eksisterende tag vil du se et "+"-tegn.
- Indtast navnet på det nye tag.
- Tryk på det, og i bunden af rullemenuen vil du se "Opret tag til (indskrevet tagnavn)"
Når du begynder at skrive et nyt tag, vil du bemærke, at du får alle de lignende tagnavne. På denne måde behøver du ikke bruge meget tid på at finde en bestemt. Hvis du har oprettet et nyt tag og opdaget, at det har en tastefejl, kan du hurtigt slette det og oprette et rettet. Sådan kan du slette et tag:
- Åbn din opgave i Asana.
- Tryk på pileikonet ved siden af projektets navn.
- Tryk på "Slet tag".
Når du sletter et tag, vil alle tagfølgere modtage en e-mail for at informere dem om sletningen. Hvis du ved en fejl har slettet et tag med et tag-id, kan du gendanne det efter at have kontaktet Asana-teamet. Fra en rullemenu kan du også dele et tags URL, synkronisere det til din kalender og tilføje farve for at sikre, at alle vil bemærke det, så snart de åbner den aktuelle opgave.
Sådan tilføjer du kommentarer i Asana
En af de nye funktioner, som Asana har introduceret, er kommentarer. De kan give yderligere oplysninger om opgaven, mens de giver samarbejdspartnere mulighed for at stille spørgsmål og se alles reaktioner. Plus, denne kommunikationsmetode giver alle mulighed for at få øjeblikkelige svar.
Hvis du vil tilføje en kommentar, skal du bringe markøren til kommentarfeltet og skrive den. Når du er færdig, skal du klikke på "Kommenter", og alle vil kunne se den.
Hvis du skriver din kommentar og glemmer at skrive den, bliver den automatisk til en kladde, så du kan bruge den en anden gang. Du kan også bruge kommandoen "Tab + C" til hurtigt at begynde at skrive din kommentar.
Sådan omdøbes et tag i Asana
Når du bruger mange tags, skal alle teammedlemmer være på samme side, når de navngiver dem. Derfor skal du muligvis omdøbe nogle af dem et par gange, indtil du kan se, hvad der fungerer bedst for dine teams. Hvis du af en eller anden grund har brug for at omdøbe et nyt tag, er det her, du skal gøre:
- Åbn Asana.
- Gå til opgaven og klik på tag-ikonet.
- Klik på pilen ved siden af projektets navn.
- Vælg "Omdøb tag" i rullemenuen.
Prøv at undgå at oprette duplikerede tags, da hvert team har sin unikke måde at bruge tags og navngive dem på. Nogle gange vil du bemærke, at tags har lignende navne, men bruger forskellige farver, hvorfor du skal sørge for ikke at omdøbe en perfekt funktionel titel.
Yderligere ofte stillede spørgsmål
Hvad er den bedste måde at bruge tags på i Asana?
Der er mange måder at bruge tags på i Asana. En af de bedste for mange brugere er at organisere en arbejdskalender. På den måde kan du bruge tags til at holde styr på hver opgave i en uge eller en måned. Og ved at følge farver kan du se, hvad der sker med projektet. Det er en fantastisk måde at arbejde med enhver form for content management på, og det vil bevise sin anvendelighed, når det kommer til projekter, der har mange små opgaver.
En anden god måde at bruge tags på i Asana er at identificere dine prioriteter og leverancer. Uden en detaljeret klassificering vil alle opgaver virke lige vigtige, og vigtige vil ikke have prioritet. Ved hjælp af tags kan du forbinde hver opgave med dens nøgleleverance, så hele teamet ved, hvad der haster, og hvad der ikke gør.
For hvert team, der beskæftiger sig med produktbacklog, er det bydende nødvendigt at have et system, hvor hver rapport, anmodning eller opgave har et bestemt farvet tag. Uden det kan projekter hurtigt blive rodet og vil tage meget af din tid på at ordne tingene.
Er tags og brugerdefinerede felter det samme?
Nej, da de bruges til forskellige formål inden for et projekt eller en opgave. Tags er til at markere funktionerne og gruppere dem efter vigtighed eller del af projektet.
Brugerdefinerede felter bruges, når data skal deles mellem personer, der arbejder på det samme projekt, eller når du skal spore individuel information på tværs af en række projekter.
Tag, og det er det!
Asana er en nyttig applikation til produktivitetsstyring, der har udviklet adskillige værktøjer til at forbedre den måde, teams arbejder på. Ved at bruge tags og kommentarer kan du sikre, at alle gør deres bedste for at gøre dit produkt vellykket, mens du stadig har kontrollen. Det er her, taggene viser sig at være mest nyttige.
Nu hvor du ved mere om, hvordan tags fungerer, og hvordan du tilføjer dem til dine projekter, vil du være i stand til at bruge Asana fuldt ud. Hvad er dine erfaringer med at bruge tags? Har du nogensinde lavet en ny?
Fortæl os mere i kommentarerne nedenfor.