Uanset om du ønsker at sammensætte et hurtigt økonomisk regneark, eller du vil arbejde sammen med en kollega om et Excel-lignende dokument, er Google Sheets et fantastisk, webbaseret og gratis alternativ til Excel, en app, der bruges af millioner rundt om i landet til at indlæse data i et dokument, se og dele det og bruge matematik til at spore specifikt indhold med et regneark.
Et af de mest nyttige aspekter ved regnearksprogrammer er, hvor fleksible de er. Et regneark kan fungere som en database, som en beregningsmotor, som en platform til at lave statistisk modellering på, som en teksteditor, som et mediebibliotek, som en to-do-liste og videre og videre. Mulighederne er næsten uendelige. En særlig almindelig anvendelse af regneark, herunder Google Sheets, er til at spore tid, såsom timeplaner for medarbejdere eller fakturerbare timer.
Hvis du bruger Google Sheets til at spore tid på denne måde, vil du ofte opleve, at du har brug for at beregne forskellen mellem to tidsstempler, det vil sige mængden af tid, der gik mellem to tidsbegivenheder. For eksempel, hvis nogen klokkede ind kl. 9:15 og derefter klokkede ud kl. 16:30, var de på uret i 7 timer og 15 minutter. Hvis du skal bruge Sheets til noget som dette, vil du hurtigt bemærke, at det ikke er bygget til at håndtere den slags opgaver.
Selvom Google Sheets ikke er designet specifikt til at håndtere funktioner som denne, er det nemt at overtale det til at gøre det med lidt forberedelse. I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du automatisk beregner forskellen mellem to tidsstempler i Google Sheets.
Til denne artikel vil jeg bruge et timeseddelformat, der viser det tidspunkt, personen startede på arbejde, den tid, de forlod, og en (beregnet) varighed. Du kan se regnearket, jeg brugte til dette eksempel, nedenfor:
Beregning af tid i Google Sheets
Måling af forskellen mellem to celler, der indeholder tidsdata, kræver, at Sheets forstår, at dataene i cellerne er tidsdata. Ellers vil den beregne forskellen mellem 9:00 AM og 10:00 AM som 100 i stedet for 60 minutter eller en time.
For at gøre dette skal tidskolonnerne formateres som Tid, og varighedskolonnen skal formateres som Varighed. Følg nedenstående trin for at konfigurere dit regneark:
- Åbn dit Google-ark.
- Vælg den første (Time In) tidskolonne, og klik på rullemenuen '123'-format i menuen, og vælg derefter Tid som format.
- Gentag for den anden (Time Out) tidskolonne.
- Formater kolonnen Arbejdede timer som Varighed på samme måde.
5. Nu er kolonnerne formateret korrekt til at beregne forløbet tid mellem to optagede tidsstempler.
I vores eksempel er Time In i kolonne A, der begynder ved A2, og Time Out er i kolonne C, der begynder ved C2. Arbejdstiden står i kolonne E. Med formaterne indstillet korrekt, kunne det ikke være nemmere at lave beregningen. Alt du skal gøre er at bruge følgende formel: '=(C2-A2)'. Dette vil give dig den forløbne tid mellem de to celler og vise den som timer.
Du kan tage denne beregning videre ved også at tilføje datoer. Dette er nyttigt, hvis du har arbejdsskift, der varer mere end 24 timer, eller som omfatter to dage inden for et enkelt skift. For at gøre dette skal du indstille kolonnerne for time-in og time-out til dato- og tidsformat.
Det er alt, hvad der er til det. Ved at følge ovenstående trin og bruge den medfølgende formel er det utrolig nemt at beregne tid i Google Sheets.
Ofte stillede spørgsmål
Der er meget, du kan gøre med Google Sheets, her er nogle af de mest stillede spørgsmål.
Hvordan tilføjer du pauser, når du beregner tid?
Når du beregner medarbejdernes arbejdstimer, er det nyttigt at vide, hvordan du tilføjer pauser til din timeseddel. Der er flere måder at tilføje en frokostpause til de timer, medarbejderne har arbejdet på, vi dækker pausens start- og slutmetode.
- Opret Pause Start Kolonne og tilføj alle pauserne i cellerne.
Du kan bare lade kolonneformatet være på automatisk, Google Sheets klarer resten.
2. Opret derefter Pause Slut Kolonne og lad formatet være på automatisk.
3. Beregn timerne for kolonnen Arbejdede timer. Så E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Hvilket vil sige (pausestart – starttidspunkt) + (Timeout – pauseslut) = Arbejdstimer for dagen. 
Beregn det for hver række, så din Arbejdstimer Kolonnen ser sådan ud.
Så E3 = (B3-A3) + (D3-C3) osv.
Hvordan konverterer du minutter til brøker?
Når man har at gøre med tidsintervaller, kan det være nyttigt at kunne konvertere dem til brøker i stedet for minutter, dvs. 30 minutter = 1/2. Det er nemt at konvertere minutter til brøker, der er flere måder at opnå dette på.
- Opret en ny celle, K2 i dette eksempel, og formater den til Nummer.
2. Indstil formlen til '= (E2) * 24‘.
Hvis du fulgte med, skulle totalen være 5,50 og vil se nogenlunde sådan ud.
Du kan nemt anvende dette på en gruppe eller kolonne af celler og konvertere dem i løbet af få sekunder.
Hvordan finder du den korteste arbejdstid?
Hvis du har brug for hurtigt at finde den mindste arbejdstid, så burde dette hjælpe. Funktionen MIN() er en indbygget funktion, der giver dig mulighed for hurtigt at finde minimumsværdien i en liste med tal.
- Opret en ny celle og indstil den til Varighed, I2 i dette eksempel, og tildel den funktionen '=MIN(E2:E12)‘.
Forudsat at du fulgte eksemplet Min. arbejdstimer Kolonne skal være 5:15:00.
Du kan nemt anvende funktionen MIN() eller MAX() på en kolonne eller gruppe af celler, prøv det selv.
Hvordan beregner du det samlede antal arbejdstimer?
Hvis du ikke er fortrolig med programmering eller Excel, så kan nogle af de indbyggede funktioner til Google Sheets virke mærkelige. Heldigvis skal der ikke meget til at beregne de samlede arbejdstimer. I dette eksempel beregner vi det samlede antal timer, som alle medarbejdere har arbejdet på en dag.
- Opret en ny celle og tildel den som Varighed, i dette eksempel celle G13.
2. I Formel (fx)Bar: indtast '=SUM(E2:E12)’. Dette vil give dig det samlede antal arbejdstimer fra cellerne E2 til og med E12. Dette er standardsyntaks for Excel og forskellige programmeringssprog.
Det samlede beløb skal være 67:20:00 og se sådan ud: 
Afsluttende tanker
Google Sheets er ikke specifikt designet til at blive brugt som en timeseddel, men kan nemt konfigureres til netop det. Denne enkle opsætning betyder, at du kan spore arbejdstimer hurtigt og nemt. Når tidsintervaller krydser 24-timers mærket, bliver tingene lidt mere komplicerede, men Sheets kan stadig klare det ved at skifte fra Time to Date-format.
Forhåbentlig fandt du denne tutorial nyttig. Hvis du gjorde det, så sørg for at tjekke flere TechJunkie-artikler for at finde de tips og tricks, du har brug for for at få mest muligt ud af dine foretrukne teknologiske værktøjer og applikationer.
(Vil du finde ud af en persons alder? Tjek vores vejledning om, hvordan du beregner alder ud fra en fødselsdato i Sheets. Du kan også læse vores artikel om at finde ud af, hvor mange dage der er gået mellem to datoer i Sheets, eller måske vil du lære hvordan for at vise dagens dato i Sheets.)
Har du andre tips til tidsregistrering til Google Sheets? Fortæl os om dem nedenfor!