Tilføjelse af en indholdsfortegnelse er en nyttig måde at organisere emnerne eller kapitlerne i dit Google-dokument på, så læserne hurtigt kan gennemse og finde præcis det, de leder efter. Det tilføjer også et strejf af professionalisme til det hele.
Uanset om du er en medarbejder, hvis virksomhed kræver brug af Google Docs til forretningsdokumentation, en forfatter, der skriver en roman, eller en studerende, der skriver et langt essay eller en afhandling, er der en god chance for, at du har brug for en indholdsfortegnelse.
Heldigvis har Google Docs leveret en funktion, der kan oprette en indholdsfortegnelse, der genererer links til hver sektion markeret med en overskrift. Teknisk set kan du bare oprette en ToC manuelt, men at oprette alle links til hver sektion kan vise sig at være en stor smerte. Så for at undgå unødvendige forhindringer, der ville opstå, når de forsøger at gøre det hele selv, vil jeg give trinene til at tilføje en ToC ved hjælp af Googles indbyggede mulighed i afsnittet nedenfor.
Oprettelse af en indholdsfortegnelse i Google Docs
Når du leder dig gennem processen med at tilføje en ToC til dit Google-dokument, skal du vide, at det kan gøres ved hjælp af enhver browser, selvom Google Chrome selvfølgelig ville være det foretrukne valg. Du vil heller ikke have behov for nogen tredjepartsudvidelser eller -applikationer for at kunne klare det.
Overskrifter vil være meget vigtige for dit dokument. Endnu mere, hvis du planlægger at tilføje en ToC til den. Du skal sikre dig, at dine overskrifter er konsistente, og at du bruger de rigtige til de rigtige ting.
Overskrift 1 skal bruges som det primære navn på afsnittet eller for et kapitel. Hvis du skal opdele et afsnit i mindre emner baseret på, hvad afsnittet er beregnet til, kan du derefter bruge den næste størrelse overskrift. Men du vil stadig vende tilbage til overskrift 1, når det næste afsnit begynder.
Hvis du sikrer dig, at dit dokument er korrekt formateret, vil hele processen gå så meget glattere. Hvis du har brug for at gå tilbage og ændre størrelsen på overskrifterne:
- Rul gennem dit dokument og find din første titel, fremhæv den, og vælg derefter Overskrift 1 fra Stilarter drop-down.
Du vil gerne gøre dette med hver titel eller sektion. Alt hvad der er i Afsnit stil vil ikke blive vist i indholdsfortegnelsen. Når du har fuldført formateringen, vil du nu være i stand til at tilføje ToC.
Tilføjelse af en indholdsfortegnelse ved hjælp af den indbyggede Google Doc-funktion
Det er vigtigt, at du placerer din markør, hvor du vil have ToC placeret. Du kan placere indsættelsespunktet hvor som helst, hvor du vil have indholdsfortegnelsen i dit dokument. Du vil måske have det i begyndelsen af dokumentet eller slutningen, da det typisk er her, du finder en ToC. Jo mere professionelle område du finder, vil en ToC vises efter den indledende titel, men før introduktionen eller brødteksten af dit dokument.
Når du på stedet har besluttet dig for din ToC, skal du venstreklikke på området. Følg dette op ved at klikke på Indsæt faneblad og fremhævning Indholdsfortegnelse i menuen. Du vil blive præsenteret for to muligheder at vælge imellem.
- Mulighed 1 – Dette er en indholdsfortegnelse i almindelig tekst med tal på højre side.
- Mulighed 2 – Denne mulighed bruger ikke sidetal, men indsætter i stedet hyperlinks, der springer til den noterede sektion.
Dit valg bør afgøres af dokumenttypen. Den med numre er beregnet til dokumenter, som du har til hensigt at printe ud. Muligheden med links er beregnet til online visning. Hvis dokumentet er en opgave, du skal aflevere, er den første mulighed den bedste. Planlægger du at sende dokumentet live på nettet? Vælg den anden mulighed. Når du har klikket på en mulighed, genererer Google Docs automatisk ToC'en og placerer den, hvor du valgte.
Den anden mulighed afhænger af din evne til at bruge de korrekte overskrifter til dine kapitler, emner eller sektioner i dokumentet. Dette punkt var allerede ramt tidligere, men jeg føler, det er nødvendigt at gennemgå det en gang til. Hvis din hensigt er at generere en indholdsfortegnelse, der linker til specifikke sektioner af dit dokument, skal du formatere hvert kapitel – eller titel – ved hjælp af de korrekte overskriftsstile. Dette lader Docs vide, hvordan tabellen skal udfyldes, tilføje klikbare links.
Hver overskriftsstil behandles lidt forskelligt i indholdsfortegnelsen. Det Overskrift 1 stil angiver en post på øverste niveau i indholdsfortegnelsen. Overskrifter ved hjælp af Overskrift 2 stil betragtes som underafsnit og vises indrykket under det foregående Overskrift 1 stil i tabellen. Overskrift 3 er et underafsnit af Overskrift 2 , og så videre.
Hvis du skal ændre dine overskrifter på nogen måde (eller ændringer, der påvirker din ToC), kan du opdatere din indholdsfortegnelse for at afspejle disse ændringer. Bare klik på indholdsfortegnelsen i dokumentets brødtekst, og klik derefter på Opdater indholdsfortegnelse knap.
For at fjerne en indholdsfortegnelse fra dit dokument, skal du blot højreklikke på den og vælge Slet indholdsfortegnelse .
Oprettelse af en indholdsfortegnelse på Android
Desværre tilbyder Google Docs i øjeblikket ikke denne funktion på Android, du skal bruge en computer eller iOS-enhed.
Oprettelse af en indholdsfortegnelse på en iPhone eller iPad
- Åbn det dokument, du vil tilføje indholdsfortegnelsen til i Google Docs.
- Tryk nu på Redigere nederst på skærmen.
- Tryk derefter på det sted, hvor du vil have indholdsfortegnelsen, og vælg Indsæt øverst til højre på skærmen.
- Vælg derefter Indholdsfortegnelse.
- Herfra skal du vælge udseendet af din indholdsfortegnelse.
Brug af Google Docs
Google Docs har et væld af indbyggede nyttige funktioner. Det faktum, at det er gratis at bruge, gør det endnu mere ideelt. Med ovenstående trin kan du gøre det så enkelt at navigere gennem dokumenter som at klikke med musen.