For mange er oprettelse af en klon eller kopi af e-mail-kladder en nødvendig del af deres job. Heldigvis er dette muligt ved hjælp af e-mailskabeloner, en funktion, der allerede er indbygget i Gmail.
Uanset om du forsøger at oprette en generisk e-mail til automatiske svar på forespørgsler og betalinger eller bare leder efter en genvej i din e-mail-svartid, har Gmail det, du leder efter. I denne artikel får du dig i gang med at oprette dine egne e-mailskabeloner på de fleste større enheder.
Email skabeloner
E-mail-skabeloner er en besparelse for alle små virksomhedsejere eller dem, der finder sig selv at sige de samme ting i de samme slags e-mails. Jeg har brugt dem lige siden jeg startede mine egne virksomheder, og de har sparet mig for mange hundrede timer gennem årene.
E-mailskabeloner kan også få dig til at se mere professionel ud. Du kan svare hurtigere, og et simpelt "Tak for din e-mail, et af vores team vil kontakte dig direkte inden for 24 timer" kan få en kunde til at føle sig værdsat. I betragtning af hvor nemt det er at gøre, anbefaler jeg stærkt at bruge dem.
Oprettelse af e-mail-skabeloner i Gmail på en pc
Gmail kalder skabeloner til standardsvar, og du skal aktivere funktionen, før du kan bruge dem. Når du er færdig, kan du oprette så mange e-mail-skabeloner, som du vil.
- Åbn Gmail og log ind.
- Vælg nu Indstillinger tandhjulsmenuikonet øverst til højre på skærmen.
- Klik derefter på Se alle indstillinger.
- Klik nu videre Fremskreden.
- Vælg derefter, hvis det ikke allerede er det Aktiver til Skabeloner og klik Gem ændringer.
- Når Gmail er genindlæst, skal du klikke på Skriv.
- Indtast den tekst, du ønsker til din skabelon, og klik derefter på Mere (de tre lodrette prikker).
- Klik derefter på Skabeloner > Gem kladde som skabelon > Gem som ny skabelon.
- Til sidst skal du navngive din skabelon og vælge Gemme.
Oprettelse af e-mailskabeloner i Gmail på Android
I lighed med pc'en kan du oprette en skabelon på din Android-enhed.
- Åbn Gmail-appen, og klik på Skriv knap (+).
- Indtast nu din e-mail og klik på Mere knap (de tre lodrette prikker).
- Vælg Gem kladde fra rullemenuen.
Oprettelse af e-mailskabeloner i Gmail på en iPhone
Du skal enten installere en app såsom e-mailskabeloner for at arbejde med Gmail eller bruge den indbyggede Notes-app til at oprette e-mailskabeloner.
- Åbn Gmail-appen, rul ned og klik på Skriv knappen (papir- og penikonet).
- Hvis du har installeret e-mail-skabeloner, skal du klikke på ellipsen (tre vandrette prikker) og vælge Indsæt fra skabeloner af cloudHQ.
Alternativt kan du oprette skabelonen ved hjælp af din Notes-app.
- Fra den oprettede e-mail-skabelon skal du klikke på ikonet i øverste højre hjørne af skærmen og vælge Gmail-appen.
- Noten skal nu indlæses i e-mailens brødtekst.
Brug af din e-mail-skabelon
Nu hvor du har oprettet din e-mail-skabelon, er det tid til at bruge den. Når du får din første mulighed for at bruge skabelonen, skal du gøre dette:
- Åbn Gmail og klik på Skriv.
- Klik nu videre Mere.
- Gå derefter til Skabeloner > Indsæt skabelon og vælg din e-mail-skabelon.
- Rediger derefter efter behov og klik Sende.
Du kan også gøre det samme ved at bruge Svar.
Brug af din e-mail-skabelon til automatiske svar
Tag e-mail-skabelonen et skridt videre, hvad med at konfigurere et standardsvar som et automatisk svar på en indgående e-mail. Du bliver nødt til at holde dit konserverede svar generisk, men det er en fantastisk måde at anerkende ordrer eller forespørgsler og opbygge et godt forhold til din kunde.
- Klik på ikonet i søgefeltet øverst på skærmen.
- Indtast nu dine kriterier for søgningen og vælg Opret filter.
- Klik derefter på afkrydsningsfeltet for Send skabelon, vælg den skabelon, du vil sende, og klik derefter på Opret filter igen.
Nu når filterkriterierne er opfyldt, sender Gmail dit standardsvar automatisk. Dette er ideelt til anerkendelser eller opdateringer og kan indstilles til at udløses på flere måder. Det er umuligt for mig at liste dem alle her, men du vil genkende et mønster i dine e-mails, som du kan bruge. For eksempel sender alle e-mails til din "[email protected]"-e-mailadresse eller enhver e-mail, der indeholder ordet "Ordre". Du forstår ideen.