7 Excel-regnearkproblemer og hvordan man løser dem

Hvis du har brug for at lave en liste over noget, er det fristende at se Excel som standardlageret: Det er trods alt kun en lille liste over elementer til dig selv eller nogle få nære kolleger.

7 Excel-regnearkproblemer og hvordan man løser dem

Måske har du brug for noget mere sofistikeret, såsom formler til beregninger eller makroprogrammering for at automatisere dataindsamling og -behandling.

Desværre er den lethed, hvormed du kan begynde at arbejde i Excel eller et konkurrerende regnearksprogram, også et af dets største problemer. Det, der begynder som et lille projekt i Excel, vokser til noget massivt, på hvilket tidspunkt du også kan stå over for hastigheds- og stabilitetsproblemer eller endda et udviklingsproblem, du ikke kan løse.

Ydermere giver big data management opgaver ofte betydelige udfordringer, såsom organisation, implementering, klassificering af filer, databasestyring, brugersamarbejde og meget mere. Det eneste, der skal til for at bryde strukturen i en database, er at placere data i det forkerte område, skrive data inkonsekvent eller endda have to personer, der arbejder på det samme ark. Flere ting kan gå galt, hvilket forårsager tidsforsinkelser og mulig datatab.

Denne artikel forklarer de mest almindelige problemer, der dukker op, når du bruger Excel-regneark, hvordan du tackler dem, og hvornår du er bedre stillet til at tage springet og skifte til en database i stedet for.

Problem #1: Excel Multi-User redigering

Når Excel-systemer vokser organisk, støder du hurtigt ind i problemer, hvor en bruger åbner en projektmappe på et bestemt tidspunkt, og en anden person får at vide, at den allerede er åben. Den anden bruger kan annullere, vente eller se en skrivebeskyttet version. Excels løfte om at give dig besked, når den anden person forlader projektmappen, er et hasardspil, da det ikke tjekker status så ofte, og det kan aldrig oplyse dig. Selvom det gør det, kan en anden logge ind og åbne filen før dig.

Multi-user.jpg

For at undgå "solobruger"-effekterne kan du bruge Excel Online (den nedskårne, webbaserede version af Excel) eller tænde for Delte arbejdsbøger funktion. Her er en hurtig guide til, hvordan du deler et regneark.

  1. Åbn dit ønskede regneark og klik på Fil på toppen. Excel-fanebladet
  2. Klik derefter på i menuen i venstre side Del for at åbne et nyt vindue. Excel-filmenu
  3. Indtast nu oplysningerne om den bruger, du vil dele regnearket med. Excel delemenu

Du kan også opdele dataene i flere projektmapper, så forskellige personer arbejder på forskellige projektmapper uden at træde hinanden over tæerne.

Problem #2: Delte Excel-projektmapper

Excel Online tillader som standard flere redaktører, men det mangler en hel del funktionalitet. Tjenesten er ikke meget af en udfordrer til andet end de enkleste opgaver. Selvom funktionen Shared Workbooks ser ud til at kunne klare opgaven, er den fuld af begrænsninger. Du kan ikke oprette en tabel eller slette en celleblok, hvis projektmappen f.eks. er delt.

Når Excel-systemer vokser organisk, støder du ind i det problem, at kun én bruger kan åbne en projektmappe ad gangen.

Der er løsninger på nogle online Excel-begrænsninger. For andre er det et spørgsmål om at ændre projektmappens struktur i stedet for at bruge en allerede oprettet projektmappe - men dette scenarie kommer ofte i vejen. Som følge heraf er det umuligt at bruge en delt projektmappe på samme måde, som du kan bruge en almindelig enkeltbrugerprojektmappe.

Ændringer i delte projektmapper synkroniseres mellem brugere, hver gang projektmappen gemmes. Denne handling placeres på en tidsbestemt tidsplan, og tvinger f.eks. til en lagring hvert femte minut. Imidlertid er omkostningerne ved regelmæssig besparelse og sporing af hver brugers ændringer ret store. Arbejdsbøger kan hurtigt blive større og belaste dit netværk, hvilket bremser andre systemer.

Problem #3: Excel-linkede projektmapper

Opdeling af dine data på tværs af flere projektmapper kan give en løsning på problemet med redigering af flere brugere. Alligevel skal de sandsynligvis have forbindelser mellem dem, så værdier, der er indtastet i en, bliver brugt i en anden. Links mellem projektmapper er også nyttige til at opbevare separate data i separate filer i stedet for at have individuelle ark i én projektmappe.

Irriterende nok er disse links en anden kilde til frustration og ustabilitet. De bliver absolutte, inklusive den fulde sti til kildeprojektmappen, eller relative, inklusive forskellen mellem kilde- og destinationsstierne. Selvom dette lyder fornuftigt, anvender Excel mystiske regler til at beslutte, hvornår hver type link skal bruges og ændre dem.

Reglerne er styret af flere muligheder og af, om projektmapperne blev gemt, før der blev indsat links. Linkene ændres også, når du gemmer projektmappen eller åbner og bruger Gem som at lave en duplikat, i stedet for at kopiere filen vha Fil Explorer. Resultatet af al denne forvirring og usikkerhed er, at forbindelserne mellem projektmapper let går i stykker, og at komme sig efter ødelagte links er en tidskrævende proces. Ingen får adgang til de berørte filer.

Tilknyttede data opdateres kun, når filerne åbnes, medmindre du specifikt klikker Data > Forespørgsler og forbindelser > Rediger links > Opdater værdier. Her er en hurtig demonstration.

  1. Åbn dit ønskede regneark og klik på Data på toppen. Excel menu
  2. Find nu Forespørgsler &Forbindelser og klik på Rediger links. Excel-indstillinger
  3. Vælg derefter Opdater værdier.

Hvis dine links ikke er mellem to projektmapper, men dækker tre eller flere, skal du åbne alle projektmapper i den rigtige rækkefølge for at sikre, at eventuelle opdaterede dataprocesser i den rigtige rækkefølge, fra den første til den anden til den tredje. Hvis du ændrede en værdi i den første projektmappe og derefter åbnede den tredje, ville den ikke se nogen ændringer, fordi den anden projektmappe ikke havde opdateret sine værdier.

Denne datakæde er logisk, men den øger sandsynligheden for, at oplysninger enten er forkerte, eller at du vil forsøge at åbne en projektmappe, som en anden allerede er ved at redigere.

Selvfølgelig kan du forsøge at undgå tilknyttede projektmapper helt, men der er en chance for, at du ender med at indtaste de samme data i mere end én projektmappe, og med det følger faren for at indtaste det lidt anderledes hver gang.

Problem #4: Excel-datavalidering

Fejl kan snige sig ind i data inden for ethvert computersystem: folk skriver forkert eller transponerer cifre i tal med monoton regelmæssighed. Hvis dine data ikke bliver kontrolleret, når de indtastes, vil du få problemer.

Som standard accepterer Excel, hvad end brugeren skriver. Det er muligt at opsætte validering på opslagslister, men disse er svære at vedligeholde, primært hvis det samme felt bliver brugt mere end ét sted. Hvis brugere skal indtaste dokument-id-numre eller kundereferencenumre uden nogen kontrol, er det nemt at binde de forkerte poster sammen uden at være klar over det. Systemets dataintegritet bliver fatalt kompromitteret, og enhver analyse af dataene er mistænkelig.

Du kan allerede lide under virkningerne af datavalideringsproblemer uden at indse årsagen. Overvej en situation, hvor du har en liste over fakturaer i Excel. Brugeren indtaster navnet på kunden lidt forskelligt på hver faktura. Som et resultat får du fakturaer til "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" og "joness." Du er måske klar over, at disse alle refererer til det samme firma, men det gør Excel ikke. Enhver analyse af fakturadata, såsom en pivottabel baseret på kunder pr. måned, giver flere resultater, når der kun skulle være ét.

kvinder.jpg

Problem #5: Excel-navigation

Store projektmapper er udfordrende at navigere i. Arkfanerne på tværs af bunden af ​​vinduet er en frygtelig mekanisme til at finde rundt, når der er mange mængder af dem. Med flere faner, der kan vises på tværs af skærmen, bliver det svært at finde det, du har brug for. Her er en hurtig måde at navigere gennem ark.

  1. Nær bunden, venstre side af skærmen, højreklik på pileknapperne til venstre for arknavnene for at få vist Aktiver ark dialog. Excel Aktiver ark-knap

Kun de første 20 ark er listet, før du skal rulle gennem listen. Der er ingen måde at sortere, gruppere eller søge efter det ark, du ønsker. Vinduet skal ligne det, der er vist nedenfor. Excel aktiveringsvindue

Problem #6: Excel-sikkerhed

Du kan tilføje sikkerhed til Excel-projektmapper, men det er fyldt med problemer. Beskyttelse er meget mere rettet mod at beskytte projektmappens struktur frem for dataene. Du kan prøve at låse nogle ark og celler for at forhindre brugere i at ændre strukturen og formlen, men hvis de kan se dataene, kan de normalt ændre noget eller det hele (medmindre du laver kreativ makroprogrammering).

Problem #7: Excel-hastighedsproblemer

Excel er ikke det hurtigste program, og dets programmeringssprog, VBA, er trægt sammenlignet med mere professionelle programmeringssprog som C#. Dette scenarie stammer fra den tilsigtede brug og fleksible karakter af Excel. Det er trods alt en regnearksmotor. Ja, Excel VBA kan presses i brug for at administrere lister over data, men det betyder ikke, at det er det bedste valg til den slags arbejde. Andre applikationer er bedre egnede til sådanne opgaver - primært fordi de er eksplicit designet til at udføre dem.

Brug af en database til strukturerede data

Hvis du støder på nogle af de problemer, der er beskrevet i denne artikel, skal du ikke ignorere dem. Der er et professionelt svar på lagring af strukturerede data, kendt som en database. Det behøver ikke at være skræmmende eller dyrt, og det skal give dig mulighed for at tænke logisk over dine data, hvordan de hænger sammen, og hvordan du interagerer med dem.

Bemærk: Hvis du går fra en regnearksløsning til en database, skal du ikke slavisk duplikere regnearksdesignet, benyt lejligheden til at gøre det bedre.

Der er tilgængelige databaseapplikationer til generelle formål, hvormed du kan konstruere en skræddersyet løsning. Alternativt kan du opleve, at en specialistdatabaseapplikation - en allerede designet til det formål, du har brug for - er billigere, hurtigere at implementere og passer bedre.

shutterstock_251280265.jpg

For eksempel, hvis du har en liste over kunder og detaljerne om alle dine interaktioner med dem, betragtes det som et CRM-system. På trods af dets fancy navn er et CRM-system en specialiseret database. På samme måde er kontopakker som QuickBooks og Sage specialistdatabaser. Hvis du ikke kan finde en præbygget applikation, der passer til netop dine behov, kan du bygge den selv eller få lavet en til dig af din it-afdeling eller konsulent.

Den mest almindelige databasetype er en relationsdatabase, som gemmer sine data i tabeller og består af rækker og kolonner. Hver række indeholder dataene for et separat element. For eksempel beskriver hver kolonne en anden egenskab for emnet, såsom kundens navn eller kreditgrænse.

Du skal kun indtaste en kundes data én gang for at oprette en post, og så kan du bruge den på lige så mange fakturaer, som du har brug for.

Tabellerne har relationer defineret mellem dem, så f.eks. en faktura bærer kunde-id'et. Denne proces betyder, at du nemt kan finde alle fakturaer for en bestemt kunde eller hente kundens telefonnummer fra en bestemt faktura. Du skal kun indtaste kundens data én gang for at oprette kundeposten, og så kan du bruge den på lige så mange fakturaer, du har brug for, uden at skulle indtaste den igen. For at oprette en database skal du definere disse tabeller og relationer og derefter definere de skærmlayouts, du vil bruge til at vise og redigere dataene.

Der er snesevis af databaseapplikationer derude. Nogle er nemme at bruge og gør hele jobbet, så du kan definere tabeller, dataindtastningsskærme og rapporter. Andre er mere fulde på specifikke områder, men kræver andre værktøjer for at udføre et komplet stykke arbejde.

For eksempel kan et program være pålideligt, når det definerer tabeller og relationer og har robuste analyse- og rapporteringsfunktioner. Alligevel mangler applikationen i sidste ende nogen værktøjer til at bestemme dataindtastningsskærme. Microsoft SQL Server er det oplagte eksempel her. Som med andre store databasesystemer tager SQL Server sig af back-end og forventer, at du bruger et andet værktøj, såsom Visual Studio, til at udvikle front-end.

Hvilke databasemuligheder er rigtige for dig?

Databasemulighed #1: Microsoft Access

Access er en af ​​desktop-databasernes bedstefædre. Det er nemt at bruge, men alligevel nemt at misbruge. Du kan designe tabeller, skærme og rapporter fra bunden eller starte fra en skabelon. Nogle af skabelonerne er åbenlyst amerikanske og lærer ikke altid god praksis, men de får dig hurtigt i gang. Skærme og programmeringsfunktioner kan være ret sofistikerede. Du kan implementere din færdige applikation til andre brugere via dit intranet (IKKE internettet) i stedet for at stole på fildelinger.

Access.jpg

Databasemulighed #2: Microsoft SharePoint

SharePoint er en database såvel som en dokumentlagringsmekanisme. Du kan bruge det til at kompilere simple lister og linke dem sammen. Form Designeren er lidt sofistikeret, men tilpasning er stadig mulig. SharePoints evne til at "gribe" en liste over data akkumuleret i Excel og placere den i en brugerdefineret liste er nyttig. Programmet gør den brugerdefinerede liste tilgængelig for alle på dit netværk og giver dig mulighed for at tilføje sikkerhed for at begrænse, hvem der kan gøre hvad med disse data. Du kan bede SharePoint om at advare dig via e-mail, når nogen tilføjer, redigerer eller sletter poster. Hvis du gemmer data om personer, kalenderelementer eller opgaver, kan du synkronisere disse data med Outlook.

Databasemulighed #3: Zoho Creator

Zoho Office er en webapplikation, der inkluderer en database, der bruger træk-og-slip-funktionalitet til at sprede sine formularer på en enkel, intuitiv måde. Træk-og-slip-processen vænnes også til at programmere interaktioner og arbejdsgange. Som en webservice er dine data og applikationer tilgængelige fra hvor som helst, med enkel sikkerhed for at holde dine data private. Zoho opkræver pr. bruger pr. måned, men det begrænser antallet af poster, du kan gemme til den fastsatte pris. Programmet koster ekstra ved lagring af flere data eller til andre funktioner såsom e-mail-integration.

Brug af Excel-regneark

Som du kan se, tilbyder Excel mange funktioner, men mangler på nogle områder inden for hver enkelt. Nogle gange klarer en anden applikation jobbet bedre, især hvis den er designet specifikt til opgaven. Andre gange fungerer Excel fint, som for eksempel til mindre databaser, så længe du ved, hvordan du forhindrer problemer i at opstå i første omgang.

Står du ind i mere almindelige problemer, når du bruger Excel? Del dine tanker i kommentarerne nedenfor.