At sende en e-mail kan være en kompliceret proces. Hvis du sender en forretningsrelateret besked, skal du være så respektfuld som muligt, at sende en til dit barns lærer kræver oprigtighed, en til et familiemedlem kan være så tilbagelænet, som du ønsker i mange tilfælde.
Den perfekte e-mail betyder, at dit indhold er kort og præcist, hvilket gør det lettere at læse. Dit sign-off skal afspejle det, men også videregive din pointe. Uanset om du udtrykker taknemmelighed eller forventer et svar, dækker vi de perfekte professionelle e-mail-sign-offs først.
Professionelle e-mails
Som nævnt tidligere, vil den type afmeldinger, du inkluderer i din e-mail, variere afhængigt af, hvem du sender den til. Det er vigtigt at have dit publikum i tankerne, når du sender enhver form for skriftlig kommunikation. Så uden videre, her er nogle afmeldinger, du kan inkludere i dine professionelle e-mails.
"Jeg ser frem til at høre fra dig snart!"
Denne type e-mail-sign-off lader modtageren vide, at du forventer et svar. Uanset om det er et CV eller en salgstale, er det kun høfligt for den anden person at svare, og med dette i din e-mail står der, at du forventer et svar. Du kan ændre det til også at sige "Jeg ser frem til muligheden for at tale med dig yderligere".
"Din værdifulde tid er meget værdsat"
Hvis din modtager er på arbejde, har de sandsynligvis ikke meget tid, og de modtager en masse e-mails. At inkludere denne afmelding er en måde at udtrykke ægte taknemmelighed på, som berettiger et høfligt svar.
"Varme hilsner!"
Med venlig hilsen er en god måde at afslutte en e-mail på, fordi den er høflig og professionel. Nogle vil måske synes, det er lidt gammeldags, men det er enkelt og præcist, hvilket er perfekt til e-mails.
Afmeldinger, der skal undgås
Nogle af disse er acceptable under visse omstændigheder, men de fleste anbefales ikke til formelle eller professionelle e-mails.
1. Tak
"Tak" og varianter sammen med den tangent ("tak igen", "tak!" "tak så meget" og så videre) fremstår alt sammen som lidt uægte. Ikke kun læser vi alle e-mails med en lidt sarkastisk tone i hovedet, men hvis du sender en e-mail for at bede nogen om noget - i stedet for at udtrykke tak - er det en smule modbydeligt. Undgå.
2. Med venlig hilsen
Selvom du måske er blevet lært at altid afslutte et brev - og dermed en e-mail - med oprigtigt, bare lad være. Hvis du starter din e-mail med "Kære", kan du slippe afsted med at afslutte med "med venlig hilsen", men ellers undgå - selv i nogle formelle ansøgninger.
3. … snart
"Tal snart", "tal til dig snart" eller endda "mere snart" - udlån med noget "snart" forpligter dig generelt til at tale med den person igen. Fint, hvis du har tænkt dig at sende en opfølgende e-mail eller møde nogen personligt; mindre fint, hvis du ikke har til hensigt at gøre en indsats for at tale med dem. Selvom det er et afslappet svar, kan det virke uoprigtigt.
4. Dit navn
At afslutte en e-mail ved blot at logge af, ses som ret koldt og brat. Medmindre det er et endeligt svar på en e-mail, hvor du har besvaret et spørgsmål og modtaget et svar, ville denne ikke formidle nogen anden besked end "Jeg er færdig med at tale med dig." Så det er bedst at undgå kun at efterlade din signatur.
5. Din(e) initial(er)
At logge af med dine initialer eller første initial er en smule venligere end at skrive dit fulde navn, men det er stadig lige så brat. Det efterlader også folk relativt i mørke med hensyn til, hvem du er, så egentlig kun bedst brugt, hvis du taler med en, du allerede kender rimeligt godt.
6. Intet
Overraskende nok er det helt fint at afslutte en e-mail med ingenting, men du kan ikke gøre dette i din første e-mail. Sæt altid en stopper for din e-mail først, og da flere e-mails sendes hurtigt efter hinanden, kan du droppe formaliteterne.
7. Med respekt
Stiv og forældet. Bring kun denne frem, hvis du sender en e-mail til en embedsmand eller en person fra præsteskabet, da "respektfuldt din" er standarden tættere på i den situation.
8. XX [Kys]
Medmindre det er et familiemedlem eller en nær ven, bør du ikke gøre dette. Nogle afslappede arbejdsforhold finder dette acceptabelt, men det er virkelig kun noget, du gør med en, du allerede ved, du kan gøre dette med. Lad være med at springe det på nogen ud af det blå, det er uhyggeligt.
9. Bedst
Dette svar er, sammen med "alt det bedste" og "bedste ønsker", en relativt sikker afslutning at gå med, hvis du er høflig, men uformel. Jo flere ord du tilføjer, f.eks. "bedste ønsker" eller "alt godt", jo mere formel bliver følelsen. Nogle føler, at "bedst" og dens varianter kan være for overstrømmende, men for det meste burde det tjene dig fint.
10. Din
"Din" og varianter deraf ("med venlig hilsen", "din tro" og så videre) sidder i den mere formelle ende af spektret. Som med "bedst", jo flere ord du tilføjer, jo mere formel bliver det. "Din" har dog en anden komplikation: mange spekulerer på præcis, hvad du tilbyder, når du siger "dit", og "din tro" indikerer noget utroligt formelt som et kommende ægteskabsforslag. Undgå.
11. "Din ven"
Se relaterede De 8 bedste forretningsapps på iPhone, iPad og Android 6 videnskabsstøttede måder at gøre dig selv mere produktiv påDenne kan splitte mange mennesker. Det er bare lidt for formelt og sidder en anelse tæt på "oprigtigt" for nogle. Nogle ser det dog som acceptabelt, generelt de yngre generationer, da vi alligevel bliver venner med de fleste af vores kolleger. Vi anbefaler aldrig at sende "Din ven" til en ældre kollega eller en, der er i en autoritetsposition.
12. Mange tak!
Det er ikke kun uprofessionelt, men det mangler også grammatik. Afhængigt af din modtager kan dette helt fint (hvis det for eksempel er den sidste e-mail til dit IT-supportteam, efter at de har løst dit problem).
14. Skål
Kun virkelig acceptabelt, hvis du er britisk, ellers virker det lidt nedladende. Det samme kan også siges med "ta", men "skål" er generelt et foretrukket svar, der også er behageligt afslappet og - for os briter - helt acceptabelt i stedet for "tak" og mere formelle e-mail-afmeldinger.
15. Som altid
Den generelt foretrukne måde at afslutte en e-mail på er "som altid". Det er måske ikke en ideel afslutter til indledende kontakt, men den er fantastisk til at svare til en, du ofte taler med via e-mail. Den har ingen forventninger, konnotationer eller tone at læse ind i. Det er simpelthen dig, der melder fra som dig.
Ofte stillede spørgsmål
Der er tidspunkter, hvor den perfekte e-mail kan have stor indflydelse på dit næste skridt i livet. Her er nogle flere spørgsmål om e-mail-sign-offs for at hjælpe dig med at sende perfekte e-mails.
Er en e-mail-sign-off virkelig en big deal?
Det hele afhænger af den kontekst, du sender en e-mail i. Hvis du sender et notat via e-mail til en kollega eller nogle klassenoter til en klassekammerat, er det sandsynligvis ikke så stor en sag. Men den forkerte e-mail-sign-off kunne sende den forkerte besked. For eksempel, hvis du sender 'Ja tak' til en, der forsøger at hjælpe dig, kan det komme til at virke snigende eller sarkastisk.
Desværre mangler tekstbaseret kommunikation kontekst, hvilket betyder, at det er nemt for din modtager at få den forkerte idé. Så pas på, hvordan din læser vil tage imod den besked, du sender, for ja, din læser vil sandsynligvis se din afmelding.
Skal jeg tilføje en signatur?
Absolut! Angivelse af dit navn, kontaktoplysninger og virksomhed gør det meget nemmere for din modtager at svare dig i fremtiden. For ikke at nævne, er en signatur bredt accepteret som et symbol på en person, der forstår, hvordan e-mail-kommunikation fungerer.
Overtænk det ikke
Hvis du nogensinde har læst og genlæst en vigtig e-mail, før du sender den, gælder dette afsnit for dig.
Det er selvfølgelig naturligt at overveje, hvem du sender mailen til og hvorfor. Hvis det er en salgs-e-mail, er det bedst at efterlade et positivt sign-off, der også tilskynder til et svar. Noget som "Jeg ser frem til at tale med dig videre" er ideelt her. Men den sætning ville for eksempel ikke fungere godt i en kondolence-e-mail.
Selvom det kan være skræmmende at sende en vigtig e-mail, skimmer de fleste mennesker generelt deres e-mails og vil ikke dømme dig for meget på din afmelding.