Gmail er uden tvivl den mest populære e-mail-tjeneste. Det fungerer godt med tredjepartsapps til at synkronisere indhold på tværs af forskellige protokoller. Det giver dig også gode muligheder for at automatisere, administrere og sortere dine e-mails.
Dette gøres via Smart Labels, som kan bruges som mapper, og der er et par standardetiketter, der automatisk skal sortere indgående beskeder. Sandt at sige, kan det tage lidt tid at indstille og programmere alt. Du får dog en ren rodfri indbakke, og det bliver nemmere at massevælge og sortere al e-mail.
Hvad er smarte etiketter?
Som standard placerer Smart Labels indgående e-mails i fem kategorier. Her er, hvad de er:
Social – Denne etiket indeholder e-mails fra datingtjenester, sociale medier og andre mediedelingswebsteder.
- Opdateringer – Dine digitale kvitteringer, regninger, bekræftelser samt regnskaber ender i etiketten Opdateringer.
- Primær – Beskeder, der ikke hører hjemme andre steder, og personlige e-mails går til Primary-etiketten.
- Fora – E-mails om beskeder fra online boards, grupper og fora live på fanen Forums.
- Kampagner – De irriterende e-mail-sprængninger og marketingkampagner sendes til Kampagner.
Bemærk: Gmail er meget god til at filtrere e-mails ind i etiketterne, så længe du har dem aktiveret og korrekt konfigureret. Nogle af de nye e-mails kan dog stadig ende på fanen Primær.
Konfiguration af Smart Labels
Google giver dig mulighed for at vælge, hvilke Smart Labels der skal vises i din indbakke. For eksempel er konfigurationsmenuen, hvor du kan fjerne kampagner eller sociale medier fra din indbakke. Dette er, hvad du skal gøre.
Trin 1
Klik på Gear-ikonet i øverste højre hjørne af skærmen for at få adgang til menuen Indstillinger. Klik derefter på "Se alle indstillinger."
Trin 2
Vælg nu "Indbakke", og klik på boksen foran de etiketter, du gerne vil have i din indbakke. Medmindre du virkelig har brug for kampagne- eller sociale e-mails, er du velkommen til at holde alt umarkeret. Når du er færdig, skal du klikke på "Gem ændringer" for at bekræfte, og du er klar til at gå.
Brug af filtre til automatisk sortering af e-mails
Filtre er der for at automatisk sortere e-mails og placere dem under en korrekt etiket. Som angivet gør standardfiltrene et ret godt stykke arbejde alene, og du kan også indstille brugerdefinerede.
Trin 1
Start Gmail, og klik på den lille pil ned i søgefeltet (pilen er yderst til højre i linjen). En digital formular falder ned, og du skal udfylde de relevante sektioner.
Trin 2
Formularen er ret omfattende, og den inkluderer afsenderens og modtagerens e-mail, emne, størrelse, dato osv. Feltet "Inkluderer ordene" er ret interessant, fordi det giver dig mulighed for at indtaste målsøgeordene og sende spam direkte til digital glemsel.
Trin 3
Når du har udfyldt felterne, skal du klikke på Opret filter og et andet pop op-vindue vises, så skal du vælge "Spring indbakken over (arkiver den)". Ved at gøre dette sikrer du, at filter-e-mails undgår din indbakke og kun vises under den angivne etiket. Du bør også vælge "Anvend også filter på 15 matchende samtaler" placeret i den nederste del af pop op-vinduet.
Trin 4
Der er en rullepil ud for "Anvend etiketten", klik på den pil og vælg den etiket, der matchede de filtrerede e-mails.
Ekspert tip: Google begrænser ikke dine muligheder til standardetiketterne. Klik på "Ny etiket" og lav en brugerdefineret etiket, der matcher dine behov.
Trin 5
Til sidst klikker du på "Opret filter" igen, og alle de filtrerede e-mails hopper fra din indbakke og ind i etiketten. Dette gælder også for gamle e-mails, du har fået fra en given afsender. Du kan forhåndsvise de filtrerede e-mails, hvis du vælger All Mail eller går til det filter.
Vigtig overvejelse
Filtrerede meddelelser vises i de respektive mapper, når du bruger en e-mail-klient til at få adgang til Gmail via IMAP. På den anden side gælder dette ikke, når du bruger POP Gmail. Denne gang dukker de filtrerede beskeder op med alle nye beskeder.
Eksport og import af filtre
Du ved det måske ikke, men Google giver dig mulighed for at eksportere og importere filtre. Dette kan være en rigtig livredder, hvis du skal flytte til en ny e-mail-klient.
For at eksportere filtrene skal du åbne Gmail-indstillinger, klikke på "Se alle indstillinger" og vælge fanen "Filtre og blokerede adresser". Vælg det filter, du vil eksportere, og klik på "Eksporter". Du får en .xml-fil, der kan redigeres via en teksteditor. Men der er ingen grund til at foretage ændringer der, da det er nemmere at slette/ændre filtre, efter du har uploadet dem.
Import af filtre er også ret nemt. Gå til bunden af siden og vælg "Importer filtre" og derefter "Vælg fil". Find filtrenes .xml-fil, klik på den, og vælg "Åbn fil". Gmail afslutter ikke automatisk handlingen, du skal klikke på "Opret filtre" for at bekræfte.
Pænt trick: Den hurtigste måde at automatisk sortere vigtige e-mails på er at stjernemarkere dem. Bare klik på den lille stjerne ved siden af dato og klokkeslæt, og e-mails vises i sektionen Stjernemarkeret.
Postmanden kommer
Når alt er sagt og gjort, tager det lidt tid og kræfter at konfigurere automatisk sortering på Gmail. Men brugergrænsefladen er intuitiv, enkel at bruge, og du behøver kun at gøre det én gang.
Bruger du en e-mail-klient til at få adgang til din Gmail-konto? Hvilke brugerdefinerede etiketter vil du gerne oprette? Fortæl os gerne mere om dine præferencer i kommentarfeltet nedenfor.