Sådan medtager du automatisk en signatur i Outlook-e-mails

Tilføjelse af en signatur til din e-mail giver den et strejf af professionalisme. At smide et logo og dine kontaktoplysninger ind, giver en brandpromovering til en ellers kedelig korrespondance. Det giver dem, der ønsker at kontakte dig på anden vis, mulighed for at gøre det. Oprettelse og brug af en signatur i Microsoft Outlook er en simpel nok opgave. Du kan endda oprette flere personlige signaturer for at skifte til på et indfald afhængigt af din målgruppe.

Outlook vil dog kun vedhæfte en signatur til nyligt afsendte eller videresendte e-mails. De e-mails, du har sendt før oprettelse af en signatur, vil stadig være fraværende. For at tilføje en signatur til ældre meddelelser, skal du gå ind i Outlook-indstillinger og ændre et par ting.

Din signatur kan indeholde tekst, billeder, dit elektroniske visitkort, et logo eller endda et billede af din håndskrevne signatur. Du kan konfigurere Outlook, så signaturer automatisk tilføjes til alle udgående beskeder eller oprette din signatur og tilføje den til beskeder fra sag til sag.

Tilføjelse af en signatur til din Outlook-korrespondance

Trinene i at pifte dine e-mails op med en signatur vil afhænge af den version af Outlook, du bruger i øjeblikket. Der er en proces for dem, der bruger ældre versioner af softwaren (2007 – 2010) og en for de nyere versioner (2010+) samt Microsoft Office 365-brugere.

Lad os starte med de nyeste versioner.

Outlook-versioner 2010+ inklusive Outlook til 365

Sådan opretter du en ny signatur til din Outlook-e-mail:

  1. Klik for at oprette en ny e-mail.
  2. Klik på Underskrift og så Underskrifter fra fanen "Besked".
    • Afhængigt af størrelsen på dit Outlook-vindue, og om du skriver en ny e-mail eller et svar eller videresender, kan fanen "Besked" og Underskrift knappen kan være på to forskellige steder. Signatur-knappen er dog normalt ledsaget af Vedhæft fil og Vedhæft vare i sektionen "Inkluder" i menuen "Besked".
  3. På fanen "E-mailsignatur" lige under feltet "Vælg signatur til redigering" skal du vælge Ny og tilføj et navn til din nye signatur i dialogboksen "Ny signatur".
  4. Lige under "Rediger signatur", komponer din signatur i det angivne område.
    • Vinduet giver dig mulighed for at ændre skrifttyper, skriftfarver og størrelser samt tekstjustering.
    • For at tilføje links og billeder til din e-mailsignatur, ændre skrifttyper og farver og begrunde teksten, kan du gøre det ved at bruge miniformateringslinjen under "Rediger signatur".
    • Du kan endda oprette en mere robust signatur med punkttegn, tabeller eller kanter ved at bruge Microsoft Word til at formatere din tekst. Overfør det derefter med en simpel kopi ( Ctrl+C ) og indsæt ( Ctrl+V ) på signaturen i boksen "Rediger signatur".
    • Du kan også tilføje sociale medier ikoner og links i din signatur, som jeg vil berøre senere.
  5. Når signaturen er, som du vil have den, skal du under "Vælg standardsignatur" indstille følgende muligheder:
    • Vælg en e-mail-konto at knytte din signatur til ved at bruge rullemenuen "E-mail-konto". Du kan have forskellige signaturer for hver e-mail-konto, du bruger til Outlook.
    • For at få din signatur tilføjet automatisk til alle fremtidige beskeder, skal du klikke på rullemenuen "Nye beskeder" og vælge en signatur. Hvis du foretrækker ikke at have det indstillet som automatisk som standard, skal du vælge (ingen) . Dette vil gøre det, så hver ny besked, du sender, slet ikke har nogen signatur, inklusive dem, der videresendes og besvares.
    • For at en signatur skal vises i dine beskeder, du besvarer og videresender, skal du klikke på rullemenuen "Svar/videresendelser" og vælge en signatur. Dette vil tilføje signaturen automatisk, hver gang du svarer eller videresender en e-mail. For ikke at have dette sæt, vælg (ingen) i stedet.
  6. Nu hvor det er slut, skal du klikke på Okay knappen for at gå tilbage for at gemme din signatur og vende tilbage til din nye besked.
    • Det er vigtigt at bemærke, at den aktuelle besked, du oprettede signaturen i, ikke vil have en signatur på plads. Af en eller anden grund vil signaturen kun vises i de meddelelser, der følger. Du skal tilføje signaturen manuelt, hvis du så frem til at bruge en.

Manuel indsættelse af en signatur

For den nye besked, du startede med det formål at oprette en signatur, eller de af jer, der ikke ønsker et signatursæt automatisk, kan du stadig indsætte en signatur manuelt.

For at gøre det:

  1. Med din e-mail-besked åben, klik på fanen "Besked" og vælg Underskrift .
  2. Dette åbner en fly-out-menu, der viser alle gemte signaturer, du har oprettet. Vælg den signatur, du vil bruge, fra mulighederne ved at klikke på den. Det vises nu i din nuværende besked.

Tilføjelse af et logo eller billede til din signatur

Mærker kræver generelt logoer. For at tilføje et billede som et logo eller sociale medier-ikon til din signatur:

  1. Åbn en ny e-mail-meddelelse, og klik på fanen "Besked".
  2. Klik på Underskrift og så Underskrifter .
  3. Vælg den signatur, du vil føje logoet eller billedet til, ved at vælge det i boksen "Vælg signatur for at redigere".
  4. Klik på Tilføj billede ikon, find det billede, du vil tilføje fra dine pc-filer, og vælg derefter Indsæt .
    • Du kan ændre størrelsen på dit billede eller logo ved at højreklikke på billedet og vælge Billede fra menupunkterne. Klik på fanen "Størrelse", og brug mulighederne for at ændre størrelsen på dit billede til dine specifikationer.
    • Hold feltet "Lås aspektforhold" markeret for at bevare billedproportionerne.
  5. Når billedet er ændret og klar til brug, skal du klikke Okay .
  6. Følg dette op ved at klikke på Okay igen for at gemme alle de ændringer, du lige har foretaget i din signatur.

Microsoft Outlook versioner 2007 – 2010

Sådan opretter du en ny signatur ved hjælp af en ældre version af Microsoft Outlook:

  1. Vælg at oprette en ny besked.
  2. Klik over til fanen "Besked" og vælg Underskrift fra afsnittet "Inkluder".
  3. Klik på Signaturer, når den dukker op.
  4. Klik på fanen "E-mailsignatur". Ny .
  5. Indtast et navn til din signatur, og klik derefter på Okay knap.
  6. Indtast den tekst, du vil inkludere i din signatur, i feltet "Rediger signatur".
    • Du kan formatere din tekst ved at fremhæve den tekst, du vil redigere, og derefter bruge stil- og formateringsknapperne til de ønskede muligheder.
    • Tilføj yderligere elementer såsom billeder, hyperlinks og e-visitkort, klik det sted, hvor du vil have elementet til at blive vist og:
      • e-visitkort – Klik på Visitkort knappen, og klik derefter på en af ​​kontakterne på listen "Indgivet som". Klik på Okay knap.
      • Hyperlink – Klik på Hyperlink ikon og indtast (eller indsæt) den URL, som dit link vil forbinde teksten med. Klik på Okay knap.
      • Billede/Billede – Klik på billedikonet, find det billede, du vil uploade til din signatur, vælg det, og klik derefter på Okay knap.
  7. Når du er færdig med redigeringerne, skal du klikke på OK for at afslutte oprettelsen af ​​din signatur.
    • Den e-mail, du i øjeblikket har åben for at oprette signaturen, vil ikke automatisk have signaturen tilføjet. Du bliver nødt til at gøre det manuelt.

Tilføjelse af signaturen til dine e-mail-beskeder

Signaturer kan tilføjes automatisk eller manuelt til alle udgående beskeder, svar og videresendelser. Der kan kun bruges én signatur pr. e-mail, der sendes ud, så hvis du vælger at få et sæt automatisk, ville det være bedst, hvis signaturen var rettet mod et bredere publikum.

Sådan indsætter du automatisk en signatur i din e-mail:

  1. Opret en ny e-mail.
  2. Gå over til fanen "Besked" og klik på Signatur i sektionen Inkluder.
  3. Klik på Signaturer, når den dukker op.
  4. Find "Vælg standardsignatur", klik på rullemenuen "E-mail-kontoliste", vælg en e-mail-konto, som du vil knytte en signatur til.
  5. Vælg den signatur, du vil inkludere, ved at vælge en fra listen "Nye beskeder".
    • For videresendelser og svar, for at tilføje en signatur, skal du vælge en signatur fra rullelisten "Svar/videresendelser". Klik (ingen) hvis du foretrækker ikke at have en signatur, skal du gå ud med dit svar og videresende e-mails.
  6. Klik Okay for at gemme dine signaturindstillinger.

Sådan tilføjer du manuelt en signatur i din e-mail:

  1. Opret en ny e-mail-besked.
  2. Klik over til fanen "Besked".
  3. Klik på Underskrift , findes i afsnittet "Inkluder".
  4. Vælg den signatur, du vil indsætte, ved at klikke direkte på den.

Signaturen vises nu i din udgående besked. Hvis du har valgt forkert eller blot ønsker at slette den signatur, du har tilføjet, skal du markere signaturen i meddelelsen og klikke på Slet (eller Backspace ) på dit tastatur.

Brug af en Microsoft Office 365-konto med Outlook.com

For dem, der bruger Outlook på nettet med en Microsoft Office 365-konto, skal du oprette en signatur i begge produkter.

Sådan opretter og bruger du e-mailsignaturer i Outlook på nettet:

  1. Log ind på din Outlook.com-konto, og åbn din Indstillinger ved at klikke på Tandhjul ikonet øverst på siden.
  2. Klik på Post , derefter Skriv og svar .
  3. Indtast din signatur i området E-mailsignatur.
    • Du kan bruge formateringsmulighederne til at ændre udseendet af din signatur efter din smag.
    • Du kan kun have én signatur pr. konto.
    • For at få signaturen til at vises automatisk som standard for alle fremtidige beskeder, skal du sætte et flueben i feltet "Inkluder automatisk min signatur på nye beskeder, jeg skriver". Dette gør det, så alle fremtidige sammensatte e-mails har din signatur vist i bunden.
    • Videresendelser og svar skal have et flueben i feltet "Inkluder automatisk min signatur på beskeder, jeg videresender eller svarer på".
    • Ved ikke at markere nogen af ​​disse muligheder, skal du manuelt tilføje din signatur til hver e-mail, du skriver fremover.
  4. Klik på, når du er færdig med redigeringerne Gemme .

Sådan tilføjer du din signatur manuelt:

  1. Vælg Ny besked i din postkasse.
  2. Skriv hele din besked og klik på ikonet med tre prikker.
  3. Vælg herfra Indsæt signatur .
  4. Når din besked er klar til at gå ud, skal du klikke på Sende knap.