BCC dig selv er en meget nyttig ting til at følge op på e-mails. Hvis du foretrækker at have en e-mail, som du har sendt i din indbakke, normalt med det formål at følge op på dem, er tilføjelse af din egen e-mailadresse som BCC det rigtige valg. Folk overser dog ofte dette, når de sender en vigtig e-mail, hvilket fører til, at de glemmer at følge op. Dette kan nemt føre til problemer nedad.
Heldigvis er der en måde at automatisk BCC dig selv, når du sender en e-mail, hvilket er en sikker måde at sikre, at du følger op på hver e-mail. Det er dog ikke rigtig ligetil at aktivere automatisk selv-BCC. Det involverer oprettelse af en regel i Outlook.
Administrer regler og advarsler
Auto BCC og CC er en stor ting i Outlook. Mens du bliver nødt til at downloade en ny tilføjelse til din browserbaserede e-mail-konto for at opnå dette, giver Microsoft Outlook dig mulighed for at oprette en regel. Regelfunktionen findes under Administrer regler og advarsler menuvalg i den øverste midterste del af skærmen, i Hjem fanen under Regler ikon.
Klik Administrer regler og advarsler og du vil se et nyt vindue, der giver dig mulighed for at oprette en ny regel. Klik Ny regel i øverste venstre hjørne af dette vindue. Du vil se 3 kategorier: Forbliv organiseret, Hold dig opdateret, og Start fra en tom regel. Vælg Anvend reglen på beskeder, jeg sender under Start fra en tom regel kategori.
Betingelser
I vinduet Rules Wizard kan du vælge, hvilke e-mails der skal sendes til dig som BCC'er. For eksempel ved at tjekke med specifikke ord i faget muligheder, opretter du den automatiske BCC-regel for e-mails med bestemte ord, som du nævner.
Da du er den, der sender e-mailen, kan du bruge denne smarte mulighed til automatisk at sortere dine e-mails. Du kan tilføje ordet "Opfølgning" på listen over specifikke ord og markere de e-mails, der skal følges op med det ord.
Der er også mange andre interessante betingelser, som du kan stille for dine e-mails. Hvis du ønsker, at alle de mails, du sender, skal gemmes i din indbakke som BCC, skal du blot klikke Næsteuden at markere nogen af de angivne felter.
Undtagelser
Undtagelser er i det væsentlige det modsatte af Betingelser her. Som du sikkert har gættet, er det her du skitserer situationer, hvor du lade være med ønsker at inkludere dig selv som BCC. Du kan følge det samme eksempel fra oven og bruge undtagen hvis emnet indeholder specifikke ord mulighed for at tilføje en undtagelse. I dette eksempel kan du bruge kommandoen "non-follow-up", men det kan skabe rod og endda en fejl, da opfølgningsordene allerede er en del af dine forhold.
Du er måske bedre stillet med undtagen hvis sendt til personer eller offentlig gruppe eller den undtagen hvis de er tildelt en kategori undtagelser.
Handlinger
Det er her, du "programmerer" de handlinger, som denne regel anvender. Det vil sige, at det er her, du vælger, hvad der skal ske med de e-mails, som du har sat betingelser for. Du vil sikre dig, at en e-mail sendt af dig selv ender i din indbakke, men desværre findes en direkte BCC-kommandoautomatisering ikke her. Dette betyder ikke, at du ikke kan efterligne en BCC.
Først og fremmest skal du vælge Cc beskeden til personer eller offentlig gruppe i handlingstrinnet i regelguiden. Klik nu personer eller offentlig gruppe og indtast din e-mailadresse. Sådan sikrer du dig, at den e-mail, du sender, som opfylder de fastsatte betingelser, ender i din indbakke. Hvis du ikke ønsker, at din e-mailadresse skal vises offentligt i de e-mails, du sender, skal du kontrollere Flyt en kopi til den angivne mappeindstilling i det første trin skal du klikke på Specificeret mappe link, og vælg din indbakke.
BCC i din indbakke
At tilpasse din egen post, så den passer til dine behov, vil give dig en kæmpe fordel i dit arbejde. Det vil sørge for, at din indbakke er fint sorteret ud, og god organisation er afgørende i enhver branche. Selvfølgelig har Outlooks Rules Wizard flere use cases end blot at opsætte en automatisk BCC. Det er dog vigtigt at planlægge tingene omhyggeligt og sikre sig, at undtagelserne og betingelserne ikke overlapper hinanden, og at de omfatter de rigtige typer e-mail.
Vellavede auto BCC-regler kan hjælpe dig meget med at sortere din indbakke. Men hvis du gør det dårligt, kan du oversvømme din indbakke, skabe et endnu større problem end det, du satte dig for at løse.
Bruger du automatisk BCC i Outlook? Hvordan satte du det op? Hvilke undtagelser og betingelser bruger du, og hvilke andre regler har du oprettet?