Teamstyringsapps er gode til at holde alle på holdet på samme side med hensyn til organisation. Med Asana kan ledere effektivt fordele opgaver og tilføje gæstemedlemmer til supportteams for at give en ekstra arbejdsstyrke til deres vigtige projekter.
Uanset om du leder et team, eller du bare er medlem, fortæller vi dig alt om at mestre projektledelse, og hvordan du tilføjer gæster til din organisation eller team i Asana. Læs videre for at finde ud af mere.
Sådan tilføjer du gæster i Asana
Asana giver virksomheder mulighed for at tilføje nye medlemmer, selvom de ikke har et e-mail-domæne. Denne funktion er praktisk til at tilføje nye samarbejdspartnere til specifikke opgaver eller tilføje kunder for at følge dine fremskridt. Gæstestatussen tillader enhver uden en e-mail med et organisationsdomæne at blive en organisationsgæst.
Administratorer af organisationer i Asana er de personer, der er autoriseret til at invitere og tilføje gæster. De kan bestemme, hvem der kan tilføje nye medlemmer ved at vælge, om kun administratorer, organisationsmedlemmer eller alle kan invitere nye mennesker til holdet.
Sådan inviterer du gæster fra administrationskonsollen:
- Åbn Asana og klik på knappen "Medlemmer" i øverste højre hjørne.
- Tryk på knappen "Inviter medlemmer".
- Indtast e-mailadressen på den person, du vil invitere.
- Fra rullemenuen skal du vælge det projekt, du vil tildele dem til.
- Bekræft ved at klikke på "Send".
Her er trinene til at invitere nogen til at deltage i et projekt:
- Åbn Asana og det projekt, hvor du vil invitere nye gæster.
- Klik på "Medlemmer"-ikonet, og det åbner et "Del projekt"-vindue.
- Du kan invitere nye teammedlemmer eller gæster ved at indtaste deres navn eller e-mailadresse.
Sådan inviterer du folk til din organisation
Den nemmeste måde at invitere nye medlemmer eller gæster til dine projekter på er at sende dem et delbart invitationslink. Asana-brugere kan dele disse links på mange kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-mail eller endda via sms. Delbare links er gode til at invitere nye medlemmer, og e-mail er bedst for gæster.
Hvis du vil invitere nogen til et projekt, er det her, du skal gøre:
- Åbn Asana.
- Find det projekt, du vil dele, i venstre sidebjælke.
- Klik på knappen "Del" i øverste højre hjørne.
- Vælg, om du vil invitere nogen via e-mail eller et delbart link.
- Kopiér linket for at dele projektet.
Hvis du vil invitere nogen til holdet, kan du gøre det sådan her:
- Åbn Asana.
- Klik på dit holds navn.
- Tryk på knappen "Inviter".
- I pop op-vinduet skal du beslutte, om du vil invitere medlemmer ved hjælp af e-mail eller et link.
Yderligere ofte stillede spørgsmål
Kan du holde projekter og opgaver private i Asana?
Ja, du har fuld kontrol over alle dine projekter i Asana, og du kan bestemme deres status. Tilladelseskontroller giver dig mulighed for at holde øje med hver enkelt information og dens synlighed for organisationens medlemmer. Hver enkelt person kan bestemme, om de kun vil dele noget med deres team og samarbejdspartnere eller med alle andre i organisationen.
Hvis opgaver er en del af et privat projekt, er deres synlighed begrænset til kun samarbejdspartnere, der arbejder direkte på projektet og dets opgaver. Hver samarbejdspartner kan se deres opgave eller underopgaver, men de kan ikke få adgang til andres opgaver, selvom de er i den samme organisation.
Nogle gange, når du ønsker, at specifikke oplysninger skal forblive blandt nogle få teammedlemmer, kan du markere disse projekter som private eller endda kun for kommentarer. Når du har indstillet dine opgaver til at være offentlige, bliver de tilgængelige for alle fra din organisation eller dit team.
Når du beslutter dig for at ændre dit projekts privatliv, er dette, hvad du skal gøre:
• Klik på "+" i øverste højre hjørne.
• Der vil du se alle medlemmer og gæster i dit team, og øverst vil du se "Gør privat".
• Når du klikker på "Gør privat", bliver dit projekt kun tilgængeligt for teammedlemmer.
Alternativt, hvis du vil ændre en opgaves status til privat, er her, hvad du skal gøre:
• Åbn en opgave i Asana.
• Klik på "Gør privat" i øverste højre hjørne.
• På denne måde er opgaven privat for kun dig og andre samarbejdspartnere at se.
• Fjern alle samarbejdspartnere nederst på siden, hvis du vil have denne opgave privat.
Kan du tilføje både medlemmer og gæster til det samme projekt?
Faktisk kan du tilføje både medlemmer og gæster til det samme projekt. Når de er i det samme team, vil de være i stand til at se hinandens navne og interagere mere. Hvis to gæster i øjeblikket ser hinanden som en "privat bruger", betyder det, at de ikke arbejder på det samme projekt eller ikke er på det samme team. Når de er tildelt det samme projekt, bliver deres navne synlige.
Medlemmer har lov til at invitere gæster til organisationen, men administratorer er dem, der træffer de endelige beslutninger. Selvfølgelig kan et medlem kun tilføje gæster til projekter, de arbejder på, og administratoren kan tilføje dem til alle aktive projekter, såvel som skjulte.
Kan du have flere medarbejdere i Asana?
I øjeblikket er det ikke muligt at have flere tildelte i Asana. Kun én person kan tildeles én opgave, da de er ansvarlige for dens gennemførelse.
En måde at dele en opgave mellem forskellige personer er at tilføje en eller flere underopgaver, hvor du nemt kan sløjfe flere samarbejdspartnere. En anden måde er at bruge indstillingen "Tildel kopier" og få flere mennesker til at arbejde med den samme opgaves kopier.
Integreres Asana med teams?
Asana og Microsoft Teams har skabt et succesfuldt teamstyringsværktøj. Ved at bruge Asana til Microsoft Teams kan teams arbejde sammen mere effektivt. Inden for denne integration kan du bruge Teams til at tale med samarbejdspartnere og Asana til at distribuere opgaver.
Her er, hvad integrationen giver dig mulighed for:
• Følg Asana-opgaver, projekter og opdateringer i Teams.
• Brug Teams til at søge efter projekter i Asana.
• Opret brugerdefinerede meddelelser, der fungerer på tværs af begge platforme.
• Tilpas alle dine meddelelsespræferencer.
• Brug alle Microsoft Office-filer og vedhæft dem til Asana-projekter og -opgaver.
• Brug OneDrive til at gemme alle vigtige data til Asana-opgaver og -projekter.
Hvad kan gæster lave i Asana?
Gæster kan ikke have samme adgangsniveau som organisationsmedlemmer. Desuden vil de kun kunne se de oplysninger eller filer, der specifikt er delt med dem eller inden for en gruppe, de er i. Gæster kan se opgaver, projekter og offentlige projekter, der er blevet delt med dem, men som ikke har tilladelse til at redigere dem.
Betalte funktioner er tilgængelige, men når det kommer til at oprette, redigere eller endda slette brugerdefinerede felter, vil det være umuligt, hvis du er gæst i Asana.
Her er, hvilken adgang gæster har:
• Gæster kan ikke blive medlemmer af gruppen
• Gæster kan ikke blive gruppemedlemmer uden at ændre deres e-mailadresse
• Gæster kan ikke gennemse andre teams eller få adgang til forskellige grupper i organisationen
Hvad vil det sige at være gæst i en organisation?
Gæster er brugere, der ikke har en officiel e-mail-konto fra virksomheden. De får en invitation til at hjælpe teamet med et eller flere projekter ved hånden. Med en gæstestatus kan du kommunikere med kunder, kunder eller enhver anden, der arbejder på projektet. Inde i organisationen kan du dog kun se, hvad andre har delt med dig.
I Asana kan gæster tilføje eller redigere værdier i projektet eller opgaven, men de kan ikke slette dem eller oprette nye. Derudover har de adgang til alle premium-funktioner, du tillader dem at bruge, undtagen til håndtering af brugerdefinerede felter.
Kan gæster se hinanden?
Gæster kan kun se hinanden, hvis de arbejder sammen på mindst ét projekt. Ellers vil de se andre som "Private brugere". På denne måde sørger organisationen for, at de ikke kan se deres navne, medmindre de arbejder på noget sammen.
Hvad er forskellen mellem en gæst og et medlem med begrænset adgang?
Gæster og medlemmer med begrænset adgang (LAM) er begge nederst på virksomhedens rangstige. I det væsentlige er LAM'er allerede en del af organisationen, mens gæster er midlertidige teammedlemmer. Selvfølgelig, hvis en gæst viser talent og tilfredsstillende resultater, kan de blive en LAM eller endda et medlem.
Mens gæster ikke deler virksomhedens domæne og ikke tæller med i Asana-planen, har LAM'er en firma-e-mailadresse og et antal pladser i et firma. Gæstestatus findes kun i organisationer og LAM'er, der er en del af både organisationer og arbejdsområder i Asana.
Forbliv altid på sporet
Håndtering af teams er ikke en nem opgave, men værktøjer som Asana kan hjælpe dig med at styre arbejdsbyrden og skabe funktionelle teams, der leverer til tiden. Udstyret med et specifikt værktøjssæt, der giver administratorer mulighed for at tilføje medlemmer, gæster og forkaste teammedlemmer med få klik, er det et uundværligt værktøj for enhver professionel virksomhed.
Forhåbentlig har vi hjulpet dig med at forstå, hvordan Asana fungerer, og hvordan du får mest muligt ud af det. Plus, du ved nu, hvordan du tilføjer gæster til dit team og administrerer alle dine projekters synlighed.
Kan du lide at bruge Asana? Har du brugt det med Microsoft Teams?
Fortæl os mere om det i kommentarfeltet nedenfor.